Dans le secteur du bâtiment et des travaux publics (BTP), on croise souvent des personnes de talent, méticuleuses et munies d’un savoir-faire immense en maçonnerie, en peinture, en plomberie, en terrassement ou encore en électricité. Des chefs d’entreprises, des artisans et des ouvriers passionnés par leur travail au point d’y consacrer leur temps, du moins leur temps de travail, quasiment en intégralité. Et c’est là que, bien souvent, le bât blesse. Car en dehors de leurs champs de compétence et d’expertise, artisans comme chefs d’entreprise ont la nécessité de fournir tout un travail administratif et financier, un travail pourtant indispensable sans lequel leur entreprise ne tiendrait pas longtemps la route. Car tout ce travail de gestion administrative, si souvent abhorré, leur permet de faire fructifier leur entreprise par tout un tas de petits travaux. L’embauche d’une secrétaire administrative, à temps plein ou partiel, en charge de toute cette partie du travail, est bien souvent la solution la plus prisée. Mais encore faut-il avoir la capacité de justement rémunérer cette personne. Par bonheur il existe, aujourd’hui, également des solutions techniques pour faciliter la prise en charge de ces travaux.
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De quoi parlons-nous ?
Mais au fait, de quoi s’agit-il, quels sont ces travaux si indispensables dont nous parlons ici ? Il s’agit, tout d’abord, de la gestion de la clientèle. Ces entreprises effectuent des travaux pour les clients, travaux qui sont d’une grande importance puisqu’ils sont la source de leurs revenus. Hors pour qu’un client passe commande d’un de ces travaux, il faudra bien souvent effectuer un devis. Et afin d’encaisser son dû, l’entreprise doit éditer des factures. Sans devis, moins de clients, sans facture, pas de revenu. Toute la gestion de la clientèle a une importance stratégique qui ne doit pas être laissée à l’abandon. Il est également nécessaire d’effectuer un suivi des factures fournisseurs, afin de payer en temps et en heure et de garder la confiance si importante des fournisseurs de l’entreprise. Et dans le même ordre d’idées, une gestion des stocks est complètement indispensable afin de ne pas tomber à court de certaines fournitures avec le risque de stopper net un chantier. Pour cela il faudra également connaître et suivre les commandes et les temps d’approvisionnement. Si préparer et classer les documents afin de permettre au comptable de réaliser sa mission sont important, garder un œil sur les indicateurs économiques clés de l’entreprise peut permettre de rapidement prendre les décisions adéquates.
Des solutions techniques pour faciliter les choses
Embaucher une personne pour réaliser ces missions, même à temps partiel, n’est malheureusement pas à la portée de toutes les entreprises. Par chance il existe aujourd’hui des solutions techniques, c’est-à-dire des logiciels qui facilitent la gestion administrative. Ce genre de logiciel permet d’établir des devis et des factures en toute simplicité et de façon très facile. Toutes les mentions obligatoires sont, alors, automatiquement inscrites. Il n’y a besoin que d’indiquer les travaux à réaliser, le nom du client, et le logiciel s’occupe du reste. Ce genre d’outil permet aussi souvent de suivre les indicateurs économiques de l’entreprise, comme les marges.
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