La méthode Ivy Lee, popularisée au début du XXe siècle, représente une technique de gestion du temps simple et efficace. Elle repose sur l’établissement de listes de tâches quotidiennes, concises et priorisées. Bien que sa simplicité puisse paraître trompeuse, adopter cette méthode a déjà démontré un succès franc auprès d’innombrables individus.
Des stratégies d’organisation comme celles-ci, vous en trouverez beaucoup. Des plus simples aux plus élaborées, il y en a pour tous les goûts. Si une méthode ne vous paraît pas convaincante ou ne marche pas pour vous, ne vous découragez pas pour autant. Continuez à effectuer des recherches et trouvez la tactique qui sera parfaite pour répondre à vos besoins.
Sommaire
L’histoire fascinante derrière cette stratégie de gestion
Bien que simple et efficace, elle s’enveloppe d’une histoire fascinante qui témoigne de son pouvoir et de son impact sur le monde des affaires. Ivy Lee, né en 1866, était un consultant en management et un visionnaire américain reconnu pour son approche innovante et ses techniques révolutionnaires.
L’histoire de la méthode Ivy Lee débute avec une rencontre fortuite entre Lee et Charles H. Schwab, président de la Bethlehem Steel Corporation, l’une des plus grandes entreprises sidérurgiques des États-Unis à l’époque. Schwab, frustré par le manque de productivité de ses cadres, demanda conseil à Lee.
Face à ce défi, Lee fit une promesse audacieuse : s’il parvenait à améliorer la productivité des cadres de Schwab en 6 mois, il serait rémunéré à hauteur de 10 000 dollars par mois, une somme astronomique pour l’époque. Schwab, intrigué par la confiance de Lee, accepta le défi. Le visionnaire mit alors en place sa méthode révolutionnaire, en demandant aux cadres de Schwab de lui envoyer chaque matin une liste de six tâches, en commençant par la plus importante. Lee instruisit ensuite les cadres à se concentrer uniquement sur la première tâche jusqu’à son achèvement, avant de passer à la suivante.
Les résultats furent stupéfiants. En quelques mois seulement, la productivité des cadres de Schwab croît de manière spectaculaire. Il reçut alors 25 000 dollars en tout ! Lee se retrouve propulsé au rang de consultant en management le plus recherché de son époque.
La méthode Ivy Lee fit sensation dans le monde des affaires et attira l’attention de nombreuses entreprises et individus désireux d’améliorer leur gestion du temps et leur productivité. Sa simplicité, son efficacité et son caractère universel en firent une technique incontournable pour des millions de personnes à travers le monde.
Établir une liste concise de 6 tâches
L’établissement d’une liste de tâches est un élément crucial de la méthode Ivy Lee et contribue à sa réussite pour plusieurs raisons. En écrivant les tâches, vous les extériorisez et les rendez plus tangibles. Vous allez ainsi pouvoir mieux les cerner et les hiérarchiser.
Se limiter à six tâches oblige à identifier les éléments les plus importants et à se concentrer sur ceux qui auront le plus d’impact sur les objectifs fixés. Cela vous évitera de vous disperser sur des tâches secondaires ou urgentes, mais peu importantes. Ces dernières risquent de détourner l’attention des priorités réelles. Puis, en estimant le temps nécessaire pour chaque tâche, vous aurez le luxe d’établir un planning réaliste et éviter la surcharge de travail.
Commencez avec la première que vous devez faire, et ne passez pas à la suivante tant que ce n’est pas fini.
Pour tirer pleinement parti de la méthode Ivy Lee, il est important de suivre certaines directives lors de l’élaboration de la liste de tâches :
- Classer les tâches dans l’ordre d’importance décroissante la veille. Commencer par la plus critique et la plus urgente : numérotez-les par ordre de priorité. La tâche 1 sera donc la plus importante.
- Utiliser des verbes d’action à l’infinitif pour formuler chaque tâche de manière claire et précise.
- Décomposer les tâches complexes en étapes plus petites et plus gérables.
- Utiliser un carnet, un agenda numérique ou une application dédiée pour noter la liste des tâches. Garder le support de la liste à portée de main, comme sur un bureau ou un smartphone, pour une consultation facile.
VOIR AUSSI : Qu’est-ce que la planification inversée et comment l’utiliser ?
Prioriser la tâche la plus importante et l’achever coûte que coûte
Cette deuxième étape s’appelle aussi le pouvoir de la concentration ciblée ou la concentration intense sur une seule tâche à la fois. En effet, en vous focalisant pleinement sur la tâche la plus importante et en la menant à bien avant de passer à la suivante, vous maximisez sa productivité et son efficacité. Accorder toute votre attention à une seule tâche vous permet d’investir votre énergie mentale et créative de manière optimale. Cela se traduit par un travail de meilleure qualité, plus précis et plus approfondi.
Comment identifier la tâche la plus importante ? Posez-vous d’abord les bonnes questions : quelle tâche aura le plus d’impact sur mes objectifs à court ou long terme ? Laquelle est la plus urgente et ne peut être reportée ? Laquelle me fera avancer le plus vers mes priorités ?
Analysez ensuite les conséquences de chaque tâche. Imaginez les résultats potentiels de l’accomplissement de chaque tâche. Laquelle aura le plus grand impact positif sur ma vie professionnelle ou personnelle ?
Les astuces à connaître : mettez en avant cette tâche en la plaçant en tête de votre liste. Ne passez à la tâche suivante qu’une fois la tâche prioritaire achevée.
En priorisant la tâche la plus importante et en s’efforçant de l’achever, on adopte une approche disciplinée et efficace de la gestion du temps.
Fixer les priorités pour le lendemain : préparer le terrain pour une journée productive
Clôturer sa journée de travail en établissant les priorités pour le lendemain détermine le succès de la méthode Ivy Lee. Cette programmation proactive permet de démarrer la journée suivante avec un plan clair et précis, réduisant ainsi le stress et augmentant les chances d’atteindre ses objectifs.
En commençant la journée avec une liste de tâches priorisées, on élimine l’incertitude et la procrastination qui peuvent survenir le matin. Cela vous permet également de gagner du temps et de l’énergie mentale en évitant de devoir réfléchir aux priorités dès le levé.
Logiquement, avoir un plan clair pour la journée permet de se concentrer sur les tâches les plus importantes et de maintenir une bonne efficacité tout au long de la journée.
Comment alors fixer efficacement les priorités pour le jour suivant ? Consacrez quelques minutes à la fin de la journée pour faire le bilan de la journée. Avez-vous mené la fameuse « tâche 1 » jusqu’au bout ? Réfléchissez ensuite aux tâches à accomplir le lendemain. Cela peut-être la tâche 2 qui remontera en 1. Identifiez les tâches qui n’ont pas pu être terminées et reportez-les sur la liste du lendemain. N’oubliez pas d’anticiper les nouvelles tâches ou les événements qui pourraient survenir le lendemain. Et rebelote : listez vos tâches de 1 à 6 !
Voici une recommandation précieuse : considérez toujours les facteurs personnels. Prendre en compte son état d’esprit, son niveau d’énergie et ses motivations lors de la définition des priorités s’avère primordial.
La pérennité de la méthode Ivy Lee : organisation et efficacité intemporelle
Bien que conçue il y a plus d’un siècle, elle conserve son pouvoir d’organisation et d’efficacité dans le temps. En effet, elle repose sur 3 principes fondamentaux qui demeurent universels et applicables à tous les domaines de la vie, aujourd’hui et dans les années à venir :
- Planification : L’établissement d’une liste de tâches quotidiennes permet de structurer sa journée et de se concentrer sur les priorités.
- Priorisation : Identifier la tâche la plus importante et lui accorder toute son attention permet d’optimiser la productivité et d’obtenir des résultats concrets.
- Action : Se concentrer sur une seule tâche à la fois et la mener à bien avant de passer à la suivante permet d’éviter la procrastination et de maintenir une dynamique de travail.
Sa simplicité et sa flexibilité en font un outil accessible à tous, quel que soit le niveau d’organisation ou d’expérience. Elle constitue un excellent point de départ pour les personnes qui souhaitent adopter une routine d’organisation simple et efficace.
Si les outils et les technologies évoluent avec le temps, les principes fondamentaux de l’organisation et de la gestion du temps demeurent inchangés. Si vous décidez d’adopter la méthode Ivy Lee, vous pouvez l’incorporer aux nouvelles façons de travailler avec succès. Des applications et des outils numériques peuvent vous aider. Elles facilitent la gestion des listes de tâches et le suivi des progrès.
VOIR AUSSI : 3 priorités par jour : la méthode MIT pour une organisation infaillible
Pour conclure…
L’histoire de la méthode Ivy Lee est un rappel que les solutions les plus simples peuvent parfois être les plus puissantes. En se concentrant sur l’essentiel et en adoptant une approche disciplinée, chacun peut tirer parti de cette méthode pour améliorer sa vie et réaliser son plein potentiel.
Découvrez l’histoire et le résumé de la méthode Ivy Lee dans cette vidéo :
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