Communication numérique : 7 conseils pour les managers de télétravailleurs

Le télétravail devient une réalité pour de nombreuses entreprises. Il bouscule les modes de travail traditionnels et pose de nouveaux défis aux managers. Parmi ceux-là, la communication numérique. C’est pourtant elle qui joue un rôle crucial dans le maintien de l’engagement des équipes, la cohésion et la productivité.

Maîtriser l’art de la communication numérique est donc essentiel pour les managers qui souhaitent réussir à diriger leurs équipes à distance. Voici quelques conseils à retenir pour mener à bien votre barque de télétravailleurs.

Comprendre les fondamentaux de cette communication numérique

Une communication numérique efficace peut également réduire les risques de malentendus et de conflits. Elle s’assure que tous les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde.

Le choix des outils de communication numérique est crucial pour une gestion réussie des télétravailleurs. Il existe une multitude d’options disponibles, chacune ayant des fonctionnalités spécifiques adaptées à différents besoins :

• Emails : idéaux pour les conversations formelles et détaillées. Ils permettent de conserver une trace écrite des échanges, utile pour les suivis et les références futures.
• Messageries instantanées : parfaites pour des discussions rapides et informelles. Elles favorisent une communication immédiate et peuvent réduire le temps de réponse.
• Visioconférences : essentielles pour les réunions d’équipe, les sessions de brainstorming et les discussions nécessitant une interaction en temps réel. Elles permettent de voir les expressions faciales et le langage corporel, ajoutant une dimension humaine aux échanges.
• Plateformes de collaboration : Slack, Microsoft Teams ou Trello centralisent les communications et les tâches. Elles facilitant ainsi la gestion de projet et la collaboration en équipe.

Les managers doivent évaluer les besoins spécifiques de leur équipe et choisir les outils les plus adaptés. Par exemple, une équipe créative peut bénéficier d’une plateforme de collaboration visuelle comme Miro. Une équipe de développement peut préférer une intégration étroite avec des outils de gestion de code comme GitHub.

Il s’avère essentiel de former l’équipe à leur utilisation. Une formation adéquate permet d’assurer que tous les membres de l’équipe sont à l’aise avec les technologies et peuvent les utiliser efficacement. Il est également crucial d’établir des protocoles de communication clairs. Par exemple, déterminer quels types de messages doivent être envoyés par email et lesquels peuvent être partagés via la messagerie instantanée.

Promouvoir une communication numérique empathique

Maintenant que les règles sont établies, voici comment améliorer la communication manager/employés, même à distance.

L’empathie est la capacité de comprendre et de partager les sentiments des autres. En contexte de télétravail, où les interactions en face à face sont limitées, l’empathie devient encore plus essentielle. Une communication numérique empathique permet de créer un environnement de travail positif et inclusif. Cela contribue non seulement à la satisfaction et au bien-être des employés, mais aussi à leur motivation et à leur engagement.

En l’absence de signaux non verbaux, il est important de montrer que vous écoutez réellement ce que l’autre personne dit. Pour les managers, cela signifie prendre le temps de lire attentivement les messages, de poser des questions clarificatrices et de répondre de manière réfléchie. Voici quelques conseils pour pratiquer l’écoute active en communication numérique :

• Prendre le temps de lire : avant de répondre à un message, lisez-le attentivement pour bien comprendre le contenu et le contexte.
• Poser des questions : si quelque chose n’est pas clair, n’hésitez pas à poser des questions pour obtenir plus de détails.
• Reformuler : reformulez les points clés pour montrer que vous avez bien compris et pour éviter les malentendus.
• Répondre de manière réfléchie : cela montre que vous prenez en compte les sentiments et les perspectives de l’autre personne.

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Valoriser les contributions

Reconnaître et valoriser les contributions des membres de l’équipe est crucial. En télétravail, les petites réussites peuvent facilement passer inaperçues. Les managers doivent donc faire un effort conscient pour féliciter et reconnaître publiquement les réussites de leurs collaborateurs. Voici quelques façons de valoriser les contributions dans un environnement de communication numérique :

• Messages de reconnaissance : envoyez des messages de félicitations via email ou messagerie instantanée pour mettre en exergue les réussites individuelles et d’équipe.
• Réunions de reconnaissance : utilisez les réunions d’équipe pour féliciter publiquement les contributions et les réussites.
• Plateformes de reconnaissance : utilisez des plateformes de collaboration pour créer des espaces dédiés à la reconnaissance des succès et des efforts.

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Utiliser un langage positif et inclusif

Le choix des mots est important dans toute communication, mais il l’est encore plus en communication numérique. Les nuances et les intentions peuvent être facilement mal interprétées. Les managers doivent donc veiller à utiliser un langage positif et inclusif dans toutes leurs communications. Voici quelques conseils pour y parvenir :

• Éviter le jargon : utilisez un langage clair et évitez le jargon qui pourrait être mal compris.
• Utiliser des formulations positives : formulez vos messages de manière positive et encourageante.
• Inclure tout le monde : assurez-vous que tous les membres de l’équipe se sentent concernés et respectés.

Encourager la collaboration numérique et l’interaction sociale

L’isolement peut être un problème majeur en télétravail. Les managers doivent donc encourager la collaboration et l’interaction sociale pour renforcer les liens d’équipe. Cela aide également à maintenir un sentiment d’appartenance. Voici quelques idées pour vous aiguiller :

• Team Building virtuel
• Discussions informelles : créez des espaces pour des discussions informelles, comme des cafés virtuels ou des chaînes de messagerie dédiées aux discussions non professionnelles.
• Projets collaboratifs : encouragez la collaboration sur des projets et des initiatives, en assignant des tâches qui nécessitent le travail d’équipe.

Ces initiatives compenseront, en parallèle, l’absence de contacts physiques.

Créer un environnement de confiance et de sécurité psychologique

Favoriser une communication numérique efficace au sein d’équipes à distance ne se résume pas à la maîtrise d’outils technologiques. Il est essentiel de créer un environnement de confiance et de sécurité psychologique. Le but est simple : mettre les collaborateurs à l’aise pour s’exprimer, partager leurs idées et prendre des risques.

Voici le guide pour mettre en place les bonnes pratiques :

• Encourager la communication ouverte et honnête. Favoriser le dialogue ouvert et transparent, et encourager les collaborateurs à s’exprimer librement sans crainte de jugement.
• Reconnaître les erreurs et en tirer des leçons. Créer une culture où les erreurs sont considérées comme des opportunités d’apprentissage plutôt que comme des échecs.
• Offrir un soutien et un encadrement adéquats. Mettre à disposition des collaborateurs les ressources et le soutien dont ils ont besoin pour réussir. Des mises en place pour améliorer la santé mentale en télétravail sont d’ailleurs très répandues de nos jours. N’hésitez pas à vous renseigner sur le sujet. Les employés vous en sauront gré.
• Protéger la confidentialité des informations. Respecter la vie privée des collaborateurs et protéger la confidentialité des informations sensibles.

En créant un environnement de confiance et de sécurité psychologique, les managers peuvent favoriser l’épanouissement de leurs collaborateurs à distance. Vous stimulerez également leur performance et contribuerez à la réussite de l’entreprise.

Comment un manager doit-il « se tenir » lorsqu’il communique avec son équipe à distance ?

La communication entre humains s’effectue non seulement par l’échange verbal, mais aussi par les sens tels que la vue, le toucher et l’odorat. Dans un cadre strictement professionnel, le cerveau a besoin de capter des informations essentielles. Choses qui peuvent manquer lors d’une communication par écran ou téléphone. En tant que manager, vous devrez en tenir compte lorsque vous communiquerez par téléphone ou par visioconférence.

Votre attitude aura un impact direct sur le ressenti de vos collaborateurs. Veillez à adopter une posture positive et enthousiaste lors de vos communications, même si vous faites face à des défis. Votre énergie positive sera contagieuse et contribuera à maintenir le moral de votre équipe. Vous pouvez suivre une formation sur le sujet ou choisir d’apprendre en autodidacte avec les vidéos sur les différentes plateformes.

Même à distance, la communication non verbale joue un rôle important. Veillez à toujours regarder la caméra (lors des visioconférences) et à moduler votre voix. Et si, vous aussi,êtes en télétravail, évitez les distractions au maximum. Cela montre que vous êtes attentif aux interventions de vos collaborateurs.

Enfin, il va sans dire que ce mode de travail peut brouiller les frontières entre vie professionnelle et vie privée. Soyez alors respectueux du temps libre de vos collaborateurs et évitez de les contacter en dehors des heures de travail. Encouragez-les à prendre des pauses et à se déconnecter régulièrement.

Conclusion

Diriger des équipes à distance à l’ère du numérique n’est pas une mince affaire. C’est une aventure qui requiert des managers une attention particulière à la communication. Un art qu’il faut maîtriser pour naviguer dans les méandres du virtuel. En adoptant les principes clés développés dans cet article, vous pouvez transformer votre communication numérique en un véritable pilier de leur leadership.

Devenez un véritable chef d’orchestre, distillant harmonie et excellence au sein de votre équipe dispersée.